会議録検索システムSophia
導入事例の概要
■ 課題背景
- 過去の会議録から、議員の首長（知事、市長、町長、村長、組合長等）の答弁時間や内容を探したい。
- 電子データ（ワード・PDF等）をデータベース化し、インターネットで会議録を公開したい。
- 文字データと映像データをリンク表示して公開したい。
■ 神戸綜合速記が提供する会議録検索システム
■ システム図
コンピュータ化、デジタル化の進展で速記をとりまく環境は大きく変化を遂げる。90年代には音声をテープレコーダーで記録し、打ち込んだ文字はワープロの記憶媒体であるフロッピーディスク（FD）で納品することが増えていった。保存していたFDは年々増えていき、顧客からデータの問い合わせがあったときに探し出すのに苦労するようになった。そこで考えたのが、キーワードでデータを検索できるようにした「会議録検索システムSophia」だ。議事録の納品時に検索システムもつけることで同業他社との差別化につながった。
通信の高速化に伴ってインターネットが急速に普及する一方で議会の情報公開の流れも加速していた。データをサーバー上において議会内だけでなく、広く一般市民にもデータが検索できるよう、02年に「Sophia」のASP版を開発した。
一方で、自治体をとりまく環境も大きく様変わりしようとしていた。05年頃にピークとなった市町村合併がそれだ。合併によって自治体が広域化することによって、市民にとって議会が遠くなる。そこで06年に開発したのが「議会映像配信システムASPサービス」だ。自社にいながらにして遠隔で議会の映像を撮影でき、録画した映像は市民に公開できるようにしたサービスだ。このシステムは結果的に、同社にとって音声反訳作業の大幅な効率化につながった。「それまでは議会の現場に行って録音しながら速記作業をしていたのですが、議会の映像がどこからでも見られるようになったので、全ての作業が社内でできるようになりました」
速記業界でこうした一連のシステムを同時に開発に提供しているところはなく、同社の大きな強みになっている。
その後も、映像に文字情報であるテロップを簡単に挿入できるようにしたり、タッチパネル操作や、手話説明者をモニター上に別枠で映し出すピクチャーインピクチャーの機能を付加するなど、システムを進化させ続けている。現在このシステムを導入している自治体は70市町議会があり、新規に自治体を開拓するだけでなく、情報公開が加速しつつある本会議定例議会以外の委員会などへと得意先を増やしている。「より丁寧、正確な記録を」という創業来の変わらぬ思いのもと、より使いやすいシステム開発に注力し次を見据える。
